Wer für die Arztpraxis einen Telefonservice sucht, hat drei Möglichkeiten: ein externes Sekretariat mit Menschen am Telefon, einen KI-Telefonassistenten oder eine Kombination aus beidem. Das externe Sekretariat spielt seine Stärke bei langen, heiklen Gesprächen aus. Die KI ist stärker, wenn morgens mehrere Patienten gleichzeitig einen Termin wollen. Diese Seite hilft Ihnen, die Entscheidung an Ihrem tatsächlichen Anrufaufkommen festzumachen statt am Werbeversprechen.
Alle drei nehmen Ihrem Empfang Anrufe ab. Sie unterscheiden sich darin, wer am anderen Ende sitzt und was nach dem Gespräch noch zu tun ist.
Geschulte Telefonkräfte eines Dienstleisters melden sich mit Ihrem Praxisnamen. Sie arbeiten nach Ihrem Gesprächsleitfaden und tragen Termine in einen Online-Kalender ein, auf den sie Zugriff bekommen.
Eine Software nimmt ab, versteht frei gesprochene Anliegen und erledigt sie: Termin, Rezeptwunsch, Frage zu den Sprechzeiten. Notfälle stellt sie an Menschen durch.
Die KI nimmt jeden Anruf an und erledigt die Routine. Was einen Menschen braucht, geht an Ihr Team oder an einen Rückruf mit vollständig erfasstem Anliegen.
Die Punkte, an denen sich im Praxisalltag entscheidet, ob ein Telefonservice Ihr Team wirklich entlastet.
| Kriterium | Externer Telefonservice | KI-Telefonassistent |
|---|---|---|
| Erreichbarkeit | Zu den gebuchten Servicezeiten, nachts und am Wochenende oft gegen Aufpreis | Rund um die Uhr, auch an Feiertagen |
| Stoßzeit am Montagmorgen | So viele parallele Gespräche, wie Mitarbeitende frei sind; der Rest wartet | Je nach Tarif ein Gespräch, drei parallel oder individuell vereinbart |
| Terminvergabe | Meist über einen Online-Terminkalender, auf den der Dienstleister Zugriff bekommt | Direkt im Kalender Ihres Praxisverwaltungssystems, ohne Zwischensystem |
| Rezept- und Überweisungswünsche | Als Notiz oder E-Mail an die Praxis | Strukturiert erfasst: Name, Geburtsdatum, Medikament, Abholung |
| Heikle Gespräche | Stärke des Modells: Menschen hören zu und reagieren individuell | Übergabe an Ihr Team oder Rückruf mit Kontext |
| Urlaubsvertretung | Möglich, meist mit Vorlauf buchen | Vertretung und geänderte Zeiten werden einmal hinterlegt |
| Datenschutz | AVV und Verpflichtung auf Verschwiegenheit, für jeden eingesetzten Mitarbeitenden | AVV, Verarbeitung auf Servern in Deutschland, dokumentierte Löschfristen |
| Abrechnung | Grundgebühr plus Minuten- oder Anrufpreis, teils Paketkontingente | Monatstarif nach Anrufvolumen, bei uns ab 99 € netto bei jährlicher Abrechnung |
| Start | Einarbeitung der Telefonkräfte in Ihre Abläufe | Einrichtung in 24 Stunden per Rufumleitung |
Wir verkaufen einen KI-Telefonassistenten. Trotzdem gibt es Praxen, denen wir zu einem Sekretariat mit Menschen raten würden, oder zumindest dazu, die KI nicht allein ans Telefon zu lassen:
Für die meisten Hausarzt-, Fach- und Zahnarztpraxen sieht das Anrufprofil anders aus: viele kurze Anrufe, die sich morgens und nach der Mittagspause stauen, zum größten Teil Terminwünsche, Rezepte und Fragen zu den Sprechzeiten. Genau diese Anrufe erledigt ein KI-Telefonassistent für die Arztpraxis vollständig, und genau diese Anrufe werden bei einem menschlichen Telefonservice pro Minute abgerechnet.
Die meisten Praxen suchen keinen Telefonservice an sich, sondern eine Antwort auf eine dieser fünf Situationen.
| Situation in der Praxis | Externer Telefonservice | KI-Telefonassistent | Unsere Einschätzung |
|---|---|---|---|
| Stoßzeit am Montagmorgen | Hilft, solange genug Telefonkräfte frei sind | Nimmt je nach Tarif mehrere Anrufe parallel an | KI, mit einem Tarif für mehrere gleichzeitige Gespräche |
| Urlaub, Feiertage, Brückentage | Vertretung möglich, meist mit Vorlauf zu buchen | Vertretungsansage und geänderte Zeiten einmal hinterlegen | KI, die Praxis bleibt für Terminwünsche erreichbar |
| Krankheitsausfall am Empfang | Kurzfristig oft nicht verfügbar | Läuft ohnehin mit, kein Vorlauf nötig | KI als Dauerlösung statt Notbehelf |
| Volles Wartezimmer, MFA am Tresen gebunden | Entlastet, Termine landen aber oft in einem Zweitkalender | Bucht direkt in den Praxiskalender | KI oder Kombination |
| Lange, emotionale Gespräche | Stärke des Modells | Übergibt an Menschen | Mensch am Telefon, KI nur für die Routine davor |
Nein, denn eine Telefonanlage verteilt Anrufe, sie nimmt keinen ab. Warteschleife, Ansage, Tastenmenü und Anrufliste sorgen dafür, dass Anrufer geordnet warten. Abgenommen wird erst, wenn am Empfang jemand frei ist. Ein Telefonservice setzt genau dort an: Jemand anderes führt das Gespräch, ein Sekretariat mit Telefonkräften oder ein KI-Telefonassistent.
Beides schließt sich nicht aus. Ihre Telefonanlage bleibt, wie sie ist, und leitet per Rufumleitung weiter: immer, nur bei besetzt oder nur, wenn nach einigen Sekunden niemand abnimmt. Wenn Sie ohnehin gerade eine Anlage planen, weil Sie gründen oder umziehen, finden Sie die Reihenfolge der Entscheidungen im Leitfaden IT und Telefonie zum Praxisstart. Wer bisher nur das Band laufen lässt, liest besser zuerst, was ein KI-Anrufbeantworter für die Arztpraxis anders macht.
Konkrete Preise externer Telefonservices finden Sie selten auf der Website, und wenn doch, sind sie schwer vergleichbar. Üblich sind drei Bausteine: eine monatliche Grundgebühr, ein Preis pro Gesprächsminute oder pro angenommenem Anruf und Aufschläge für Randzeiten, Wochenenden oder Zusatzleistungen wie Terminvergabe. Manche Anbieter bündeln das in Paketen mit festem Minutenkontingent.
Für den Vergleich zählt deshalb nicht der Listenpreis, sondern Ihr eigenes Anrufaufkommen. Nehmen Sie aus der Telefonanlage die Zahl der Anrufe pro Tag und schätzen Sie die durchschnittliche Gesprächsdauer. Multiplizieren Sie beides mit dem Minutenpreis und rechnen Sie die Grundgebühr dazu. Bei einem KI-Telefonassistenten entfällt der Minutenfaktor: Für unseren Assistenten gelten die offiziellen fonio-Tarife ab 99 € netto pro Monat bei jährlicher Abrechnung (119 € bei monatlicher), abhängig von Anrufvolumen und Funktionsumfang, ohne Einrichtungsgebühr und mit fonios 30-tägiger Geld-zurück-Garantie ohne automatische Verlängerung.
Die Tarife im Einzelnen stehen in der Kostenübersicht zum KI-Telefonassistenten. Welche Positionen in einem fairen Angebotsvergleich außerdem auftauchen müssen, von der Laufzeit bis zu den Kosten für spätere Änderungen, steht in unserer Auswahl-Checkliste für Telefonassistenten in der Praxis. Was die gewonnene Zeit am Empfang wert ist, rechnet der ROI-Rechner für Ihre Praxis aus.
Egal ob Mensch oder KI: Wer Anrufe Ihrer Patienten annimmt, verarbeitet Gesundheitsdaten. Sie brauchen in beiden Fällen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Beim menschlichen Telefonservice kommt hinzu, dass jede eingesetzte Telefonkraft als mitwirkende Person nach §203 StGB zur Verschwiegenheit verpflichtet sein muss. Fragen Sie nach, wie viele Personen bei einem Dienstleister auf Ihre Anrufe zugreifen und wo sie arbeiten.
Beim KI-Telefonassistenten verschiebt sich die Frage auf die Technik: Wo laufen die Server, wie lange werden Gesprächsdaten gespeichert, wer hat Zugriff? Beides muss sich in Ihr Sicherheitskonzept nach der IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV einfügen. Die einzelnen Punkte haben wir im Leitfaden Datenschutz beim Telefonassistenten in der Arztpraxis zusammengestellt.
Beantworten Sie diese Fragen mit Ihrem Team, bevor Sie das erste Angebot einholen.
Staut sich alles zwischen acht und zehn Uhr, brauchen Sie vor allem parallele Kapazität. Bei der KI legt der Tarif fest, wie viele Gespräche gleichzeitig laufen, beim Sekretariat die Zahl der eingeplanten Mitarbeitenden.
Führen Sie eine Woche lang eine Strichliste: Termin, Rezept, Frage, Befund, Sonstiges. Sind drei Viertel Routine, erledigt die KI den Großteil selbst.
Arbeiten Sie mit CGM M1, medatixx, x.isynet, T2med, Dampsoft oder Charly, trägt der Assistent direkt dort ein. Ein Umweg über einen zweiten Kalender entfällt.
Legen Sie fest, welche Anliegen immer bei einem Menschen landen. Diese Regel brauchen Sie bei jedem Telefonservice, bei der KI hinterlegen Sie sie einmal bei der Einrichtung.
Keine Einrichtungsgebühr. 30 Tage Geld-zurück-Garantie von fonio. Einrichtung an einem Tag. Im Demo-Gespräch hören Sie einen echten Anruf, keine Aufzeichnung, und klären, welche Anliegen bei Ihrem Team bleiben.
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