Wer eine Praxis gründet oder übernimmt, plant Räume, Personal und Finanzierung – die IT kommt oft zuletzt. Dabei entscheidet sie darüber, ob Sie am ersten Tag arbeitsfähig und telefonisch erreichbar sind. Diese Checkliste zeigt, was zum Praxisstart wirklich zählt.
Fünf Bereiche, die vor der Eröffnung stehen müssen – sonst startet Ihre Praxis mit angezogener Handbremse.
Das PVS ist das Herzstück der Praxis-IT: Patientenverwaltung, Abrechnung, Dokumentation. Gängige Systeme sind CGM M1, medatixx, x.isynet, T2med oder Dampsoft. Wählen Sie früh, denn Schulung und Datenmigration brauchen Vorlauf – und Ihre Telefonlösung sollte sich später anbinden lassen.
Für Vertragsärzte Pflicht: der Anschluss an die Telematikinfrastruktur mit elektronischem Heilberufsausweis (eHBA), Praxisausweis (SMC-B), Kartenterminals und KIM-Adresse für die sichere Kommunikation. Die Bestellung von eHBA und SMC-B dauert erfahrungsgemäß mehrere Wochen – früh beantragen.
TI, PVS-Updates, Videosprechstunde und moderne Telefonie laufen über das Internet. Beauftragen Sie den Anschluss so früh wie möglich – Bereitstellungszeiten von mehreren Wochen sind üblich. Planen Sie ein sauber getrenntes Praxisnetz mit Firewall statt Consumer-Routern aus dem Elektromarkt.
Rechner an Empfang und in den Behandlungszimmern, Drucker für Rezepte und AU-Bescheinigungen, Kartenlesegeräte, gegebenenfalls Diagnostik-Schnittstellen. Kalkulieren Sie Lieferzeiten ein und lassen Sie die Geräte vor der Eröffnung im Zusammenspiel mit PVS und TI testen.
Patientendaten sind besonders geschützt: DSGVO, ärztliche Schweigepflicht und die IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV nach §75b SGB V gelten ab dem ersten Tag. Dazu gehören Auftragsverarbeitungsverträge mit allen Dienstleistern, Backups, Zugriffskonzepte und dokumentierte Prozesse.
Der am meisten unterschätzte Punkt: Patienten rufen an, sobald Ihre Praxis irgendwo gelistet ist – oft Wochen vor der Eröffnung. Rufnummer sichern, Rufumleitung planen und festlegen, wer die Anrufe annimmt, solange das Team noch im Aufbau ist. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
Die ersten Wochen nach der Eröffnung entscheiden, ob sich Ihr Patientenstamm füllt. Genau dann ist die Praxis telefonisch am schlechtesten aufgestellt: Das Team ist neu, die Abläufe sind ungeübt, und zwischen Anmeldung, Aufnahmebögen und ersten Behandlungen bleibt das Telefon liegen. Wer nicht durchkommt, ruft die nächste Praxis an.
Eine Telefonanlage mit Warteschleife und Anrufbeantworter verwaltet verpasste Anrufe – sie verhindert sie nicht. Ein KI-Telefonassistent für die Arztpraxis nimmt dagegen jeden Anruf sofort an, auch wenn zehn Patienten gleichzeitig anrufen: Er beantwortet Fragen zu Öffnungszeiten und Leistungen, nimmt Terminwünsche und Rezeptanfragen auf und leitet dringende Fälle an Sie weiter.
Zum Praxisstart hat das drei handfeste Vorteile:
Was das für Ihre Zahlen bedeutet, zeigt der ROI-Rechner. Und welche Funktionen der Assistent im Praxisalltag übernimmt, sehen Sie in der Funktionsübersicht.
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